5S清掃の目的について。清掃ルール(基準)を設ける事で職場環境の継続的維持につなげる。

2020年4月4日土曜日

5S QC検定



皆さんは正しい5Sの清掃活動を出来ていますか?


清掃とは掃除機をかけるごみを拾うというだけのイメージが強く根付いていますが、真の狙いはそうではなくすべてを綺麗にすることです。


本記事では5S活動の清掃の目的から清掃ルールについてまとめていき、どのようにしたら職場環境を継続的に維持できるか考えていきたいと思います。



5S活動とは



皆さんは5Sと言われれば何が頭に浮かびますか?


恐らく大半は「掃除する事」「整理整頓」などと答えるでしょう。


しかし5Sとはそのような単純なもので終わらせてしまうとただの掃除の声掛けとなり、とても非効率な活動となります。


5Sとは合理的な作業を推進していくうえで、職場の環境を整備し、維持していく活動であり、「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」という日本語の頭文字をとり「5S」と呼ばれています。


・整理 (不要なものを片付ける)
・整頓 (必要なものを適切な場所に準備)
・清掃 (異物を除去)
・清潔 (汚れのない綺麗な状態が維持)
・しつけ(決めたことを必ず守る)


上記の5つの活動を徹底することで品質においても、仕事効率においてもプラスに転じ、職場環境も改善され、働きやすい環境を構築する事が出来ます。



5S・管理・改善の関係



5Sとは単に身の回りを綺麗に整理整頓、清掃するのではなく、真の狙いは効率的な職場環境の構築を図る事。


つまり5Sは管理改善基盤の構築をするという事です。


今流行りの何かを真似することで必ずしも自社が成功するとは限りません。


成功するためには自己流にするための改善力が必要となります。


つまりその流行りの何かを以下に自社の強みと融合させるかかが重要となり、それが管理・改善の基盤となります。


より良い結果に到達するためにはビジョン」「仕組み」「マネジメント(改善基盤)の3つがうまく連動しないと到達するのは難しいでしょう。


特に「ビジョン」に関して言えば、世界情勢はめまぐるしく変化しているので、迅速な行動が必要とされます。


その時役立つのは最近よく耳にするOODAループです。


OODAとPDCAの違いとは?OODAループについてメリットや組み合わせなどを具体例を用いて分かりやすく解説。

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OODAループとは瞬時に物事を把握し行動に移す事ですが、いくらいいビジョンがあってもマネジメントがダメではビジョンが台無しです。


この時優れたマネジメントを構築するためには「人材育成」「5S活動」「見える化」の3つの柱が重要となります。


5S活動などを通じて知恵を共有しあいながら改善し、その結果をさらに見える化する事により、関連ではない人たちにも周知していきます。


上記を徹底することで、職場環境が改善され管理できることは勿論、人材の育成にもプラスに転じ、組織力の底上げに繋がります。


以下の記事で整理・整頓・清掃・清潔・躾、5Sの全てについてまとめています。興味ある方は↓↓↓

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5Sの清掃の基本と例




清掃は必要なものについた異物を除去する事です。


私個人としては清掃5Sの中で一番大切だと思っています。


クリーンルーム内での製造工程を例に挙げて話を進めていきます。


クリーンルームは空気清浄度が保たれた部屋なのでかなり綺麗な部屋というイメージが強いかと思います。


しかしこの部屋も絶対ではなく、ものに付着した汚れや、人の髪の毛などはやはり侵入してしまいます。


またクリーンルームを利用しているということは、かなりの精密機器や規格が厳しい製品を使っていることになります。


さてそんなデリケートな製品群を扱う場所の清掃を怠るとどうなるでしょうか?


答えは異常品の発生、最悪クレームに繋がります。


清掃をおこたっただけで企業の信頼を失墜させることに直結するのは全く持って利口ではないです。


でも「掃除する時間などないよ。。。」


と思われる方は多いかと思います。


しかし10分も時間が一日で取れないのか?問われたらそんなことはないですよね。


一番効率がいいのは朝の10分を清掃の時間に充てることです。



例えばA工程を月曜日の朝にその工場内の人たちで10分間掃除し、
その後B工程(火曜日)→C工程(水曜日)


といった感じで一週間を回していきます。


一つのところを皆で清掃する事により、よりクリーンな現場を構築でき、何より全員でやるので清掃をさぼれません。


初めは面倒に思うかもしれませんが、慣れてしまえば10分なのであっという間です。


・一日10分清掃に割いて高い品質維持
・一日10分を面倒がって最悪の事態を招く


どちらが正解かは明白ですね。


さてここまでは大まかな清掃について触れていきましたが、もう少し細分化して清掃について考えていきたいと思います。


項目としては大きく分けて以下二つ。


・製造現場の5S
・日常業務の5S


それでは初めに製造現場での5Sから見ていきます。



製造現場の5S



恐らく5Sの大半が製造現場で活用されているかと思います。


なので5Sの清掃も同様に製造現場では意識して改善・継続していく事で確かな効果が得られていきます。


この効果を得るためには身の回りの物を綺麗にしていつでも使えるように心がける事が大切となります。


例えば自分が使おうとした工具などがテープの粘着で汚れていたり、油で汚れていたらどう思いますか?


少なくても良い気分にはなりませんし、汚れは時間経過をするごとに取りづらくなるのでとても非効率となります。


よって製造現場の5S清掃は必要な時に必要なものをすぐに使えて、その状態を維持していく事が重要となります。


そうすることで、最悪なケースである、品質不良や異物混入などのトラブルにも遭遇しません。


清掃×用具×見える化


現場の清掃は毎日継続して行っていく事で意識改善と職場改善の両立を図れます。


その継続を保つためには、清掃をしやすい環境を構築する事が大切となります。


例えば以下のように決められた箇所に掃除用具を集めておくのも良いでしょう。




例えば図の①~③は、ほうきやモップ、コロコロ、ちり取りなどをかけられますが、ごちゃごちゃに保管するのではなく、決められた場所に決められた数を管理していく事が重要となります。


またあえて見えるように立てかける事で道具の有無を視認できるので管理が簡単になります。


また④はテープやコロコロのストック、現場の場所にもよりますがスポンジ類などの備品などを保管しておきます。


この時も先ほどと同様に決められた場所に決められた数を保管します。


引き出し付きの場合は出来るだけ中が見えるものを採用し、表面には何が入っているか記しておくと管理が簡単になります。


⑤のポスターみたいなモノですが、これは社員の意識付けをするために提示しておくのを勧めます。


特に意識して読もうとはしなくても、掃除用具を取るのに正面などにポスターを掲げられると嫌でも視界に入ります。


そうすることで自然と清掃という文字が頭をよぎり、何も対策をしないよりかは意識づけになるのでしょう。


5S×清掃×管理


5Sの清掃に使用する道具たちは会社のイメージに繋がる場合もあります。


他社が訪問に来た時など、掃除用具が乱雑に置かれていたりしたら間違いなく企業イメージの低下に繋がります。


何故かというと、単純に職場環境が優れていないという事も挙げられますが、5Sの清掃用具も管理できない会社は、そもそも従業員の管理なども出来ていないのでは?と思われても不思議ではありません。


物の管理が出来ていなくては、意思を持つ人の管理はまず無理でしょう。


掃除用具の管理は企業を測る一つの指標になりうるので意識して管理をしていきましょう。


5S×清掃×ルンバ


もし清掃時間が取れない、清掃場所に手が届きにくいという時は、ルンバを活用してみるのも一つの手です。


人一人清掃時間に30分/日、時間を取られるとします。


それが一ヶ月、一年と積み重なっていくと意外と人件費が重みます。


ルンバは初期投資の額が2万円ほどしますが、人件費と天秤にかけた時長い目で見れば、間違いなくルンバのほうが得です。




もし清掃時間が取れない、清掃が面倒くさいという人は導入を検討されてみてはいかがでしょうか。


日常業務の5S



さてここからは日常業務の5Sについて触れていきたいと思います。


5S清掃は製造現場だけで行う活動ではなく、全社的に行っていくのはが望ましいです。


例えばオフィスで起こり得る5S清掃事例としては、コピー機の紙詰まり・インクの有無などが挙げられます。


この例に出くわす方は多いのではないでしょうか?もし当てはまったら、職場改善の余地ありです。


上記を改善するためには当たり前ですが、詰まらせた本人が責任をもって対応する。インクも同様になくなったら新しいのと交換をします。


これを促すのは、朝の朝礼などで呼びかけるのと、張り紙をコピー機の前に貼っておくことでいくらか改善はできるでしょう。


しかし結局はやるかやらないかは本人次第なので、上司の裁量継続的な呼びかけが重要となってきます。


さて今のはあくまで一例ですが、記事冒頭にて「5Sの清掃はすべてを綺麗にすることです」と述べました。


これはモノだけでなく、データなども綺麗にするという事です。



5S×清掃×ファイリング


5S清掃は必要な時に使えて、その状態を維持する事ですが、これは日常業務においては、ファイリングが身近な活動になります。


ファイリングは業務別にも分類できますが、日付順・プロセス順などにも分類できます。


この時ファイリングしたものは何がファイリングしてあるか分かりやすく題名を付ける事、探しやすく手に取った後も返却しやすくするようにするのが大切になります。


ファイリングの内容ごとに分類方法を決定していきますが、大まかな例としては以下のようなものが挙げられます。



【ファイリングのポイント】

テーマ別:工程別、装置別
地域別 :アメリカ、中国、日本
職業別 :開発、営業、品質、事務、製造
時系列順:1週間、1か月


上記ポイント以外にも分類項目はありますが、それは職場ごとに探していくのが良いでしょう。


またこの活動を維持していくためには、あまり厳格なルールを作らないことが重要となります。


自社の特性を生かしていくで上記は解決できますが、そもそも紙をベースにした書類を作らなければこの作業も必要なくなります


5S×清掃×電子化


電子媒体を元にしたファイリングは、よく使用するファイルは自身のPCに保存しておき
、あまり使用はしないが必要なデータは電子媒体に移動するなど定期的に移し替え
行っていく必要があります。


この場合データはコピペではなく、完全に移動する事が重要となります。


そうすることでPC内がクリーンになり、清掃が成功したと言えます。


これはデータだけでなく、メールも同様に対応していきます。


以下はメールの基本ですが下記を徹底していく事が重要となります。


【メール管理のPOINT】

①確認したメールはすぐ返信
②いらないメールはゴミ箱へ
③メール頻度によって優先を設ける


紙を電子化へ


紙を電子化することで、そもそも物の清掃・整頓作業をする必要が削減します。


電子化する際は機密性安全性に気を付ける必要性があります。


電子化することで管理が簡単にはなりますが、文章の盗難や改ざん消去と言った危険と隣り合わせになります。


文書化したデータと元の紙データがしっかりと一致している事、またいつデータが更新されたか気づけるようにしておくこと、基本ですがロックをしっかりかけておくことが重要になります。


上記を確実にこなせることが出来れば電子化による利点を最大限に活かすことが出来るでしょう。



まとめ


・5S清掃は毎日継続するのがベスト
・清掃は見える化を意識
・清掃の管理は会社の管理
・日常的な清掃はファイリング
・紙は出来るだけ電子化する


いかがでしたか?
今回は5Sの清掃についてまとめてみました。


次回は5Sの清潔についてです。それでは!

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